Protocolo de una reunión de negocios en Mongolia

empresa2

 

Realizar un encuentro de acuerdo a las claves que una cultura considera adecuadas genera en los miembros de esa comunidad una imagen de seriedad y confianza que tiene un valor incalculable para el éxito de una negociación. En los contactos con extranjeros todas las sociedades siempre están abiertas en alguna medida a las diferencias imprevistas de comportamiento, y en este sentido los mongoles son muy flexibles y tolerantes (seguramente como herencia de su base cultural nómada, acostumbrada a encontrarse históricamente con gentes de muy diversos orígenes). Sin embargo no debemos olvidar nunca el principio básico que han puesto de relieve sobradamente los estudios de comunicación intercultural: las personas de una determinada sociedad tienden a atribuir instintivamente rasgos “psicológicos” a los comportamientos divergentes de los visitantes, más que a interpretarlos en claves culturales, y esto por mucho que se esté “abierto” a las personas de otros países. Así, por ejemplo, no cumplir con las esperadas normas de respeto a la gente mayor en Mongolia llevará automáticamente a sentir que esa persona es “irrespetuosa” en general, como un rasgo de su carácter. Y esto pesará de modo determinante en el grado de confianza que inspirará a partir de ese momento.

¿Qué claves mínimas de comportamiento habría que seguir en un encuentro de negocios en Mongolia? Señalaré aquí algunas de las más importantes.

 

Llegar a la cita

Toda reunión de trabajo implica haber acordado una cita a una hora determinada. Empecemos pues por indicar que en Mongolia llegar tarde se considera extremadamente negativo. Llegar antes de hora no resulta incómodo ni inconveniente, pero sí dejar esperando a las personas con las que nos hemos citado. La primera clave es por lo tanto la puntualidad. Asegúrate de llegar con tiempo de sobra a tu cita.

 

Vestimenta

Los mongoles usan un código de vestimenta comercial completamente occidental. Se espera que los hombres lleven chaqueta, camisa y corbata y las mujeres trajes de chaqueta con falda o pantalón. Los colores nunca deben ser llamativos, sino más bien oscuros o neutros. Se prefiere que los extranjeros se vistan bien por exceso a que vayan de modo informal, especialmente en la primera cita. Esto demuestra su seriedad y dedicación a los negocios que quieren iniciar. En subsiguientes encuentros las formas de vestir pueden ser más relajadas.

Un elemento cultural mongol relacionado con la ropa que difiere llamativamente de los códigos occidentales es el tema de las mangas. Tradicionalmente en Mongolia no se considera de buen gusto mostrar las muñecas o los antebrazos, por lo que lo educado es llevar las mangas de las camisas o vestidos estiradas. Esto es especialmente importante, como muestra de educación y respeto, cuando se recibe o se entrega algo y también cuando se saluda a personas mayores. Si por alguna circunstancia vamos vestidos de manga corta, deberíamos hacer el gesto cortés de bajarnos unas mangas imaginarias antes de aceptar algo.

 

Saludos

El primer paso en todo encuentro es la toma de contacto, es decir los saludos. Al encontrarnos con nuestros interlocutores debemos tener en cuenta dos variables para saludarles: la edad y el género.

Las personas más mayores deben ser las primeras en ser saludadas, aunque no se encuentren de entrada más cerca de nosotros. Después podremos dirigirnos al resto. En señal de respeto, nunca des la espalda ni cruces por delante de una persona mayor. La forma de saludo tradicional en Mongolia a las personas más mayores es poner las manos debajo de los codos de esas personas. Este saludo tan cortés no se espera de los extranjeros, por lo que puede tener muy buenos efectos intentarlo.

El género juega también un papel determinante en la forma de saludo. Los hombres se dan entre sí la mano con energía y mirándose francamente a los ojos, como muestra de sinceridad y honestidad. Las mujeres entre sí pueden darse la mano o simplemente intercambiar algunas palabras de saludo. Entre hombres y mujeres tradicionalmente no hay contacto físico en el saludo, sólo intercambio de palabras, aunque en los ambientes más “modernizados” pueden darse la mano. En todo caso, si eres hombre, no debes adelantarte a darle la mano a una mujer: deberías esperar a que ella haga el posible ademán de hacerlo.

Nunca se debe estrechar la mano de alguien con los guantes puestos, aunque sea en un lugar exterior y haga un frío extremo. La forma tradicional de darse la mano en Mongolia es sólo apretar la mano del otro. La influencia rusa introdujo el sacudir las manos con fuerza hacia arriba y hacia abajo mientras se hace. Nos podemos encontrar con ambas opciones.

En general, y teniendo en cuenta la preeminencia de las personas más mayores a la que acabamos de aludir, el desplazamiento por la habitación para ir saludando a las personas debe hacerse siguiendo la dirección de las agujas del reloj. Esto forma parte de la herencia de la cultura de las yurtas tradicionales.

La frase usual de saludo en mongol es Sain baina uu? (literalmente “¿Estás bien?”, pero equivalente a nuestro “Buenos días”, etc.), que se pronuncia en el mongol moderno de Ulan Bator aproximadamente como seembeenú. La respuesta es Sain, pronunciado seen (literalmente “Bien”). Se saluda una sola vez por día a la misma persona: si la perdemos de vista y nos la reencontramos no volvemos a saludarla así, sino sólo con un gesto, una sonrisa, etc.

En la primera entrevista de negocios, los saludos deben venir acompañados del intercambio de tarjetas personales. Tienes que aceptar las tarjetas con la mano derecha o las dos manos, siempre con las mangas bajadas, igual que al entregar la tuya, leerlas detenidamente y colocarlas con respeto delante de ti en la mesa. No escribas nada en las tarjetas que te entreguen, excepto que se te indique expresamente.

 

Sobre los nombres

En los saludos y en el intercambio de tarjetas aprenderemos los nombres de nuestros interlocutores. En Mongolia el primer nombre o ‘nombre de pila’ se utiliza mucho más que en Europa en este tipo de encuentros formales, porque tradicionalmente los mongoles siempre se han llamado usando de preferencia este nombre. De hecho en las primeras etapas de su historia no tenían algo equivalente a nuestros apellidos. En todo caso, como muestra de consideración, el nombre puede venir acompañado de un título honorífico. Así pues mientras en el mundo hispanohablante aludiríamos al director de una compañía llamado Pedro Martínez como “el señor Martínez”, en Mongolia nos referiríamos más bien a él como “el director Pedro”.

 

Conversaciones “previas” a la negociación

Un comportamiento totalmente implantado en la cultura mongol es no pasar a tratar directamente las cuestiones importantes al comenzar un encuentro, sino demorarse durante un cierto tiempo en lo que podríamos llamar una conversación informal. Esta conversación sirve para realizar una buena toma de contacto y empezar a conocer algo del carácter y actitudes del interlocutor, lo que resulta determinante para el grado de confianza que se le dará en el momento de abordar cuestiones decisivas. Los mongoles no se fijan sólo en el contenido de lo que alguien expone, sino en la calidad humana que perciben en esa persona. Estas conversaciones les sirven para captar muchas cosas sobre ella.

Debemos estar preparados para que nos puedan hacer preguntas que en un contexto occidental podríamos considerar demasiado “personales”, pero que son perfectamente usuales en Mongolia al conocer por primera vez a alguien, como por ejemplo nuestra edad o nuestro estado civil.

Estas conversaciones preliminares suelen acaban tratando sobre el origen de los visitantes y su llegada y percepción de Mongolia. Hay dos elementos importantes a tener en cuenta en ellas:

El primero, de índole general, es no abordar temas que podríamos calificar en general de “nefastos”: problemas habidos en el viaje, accidentes, enfermedades, posibles peligros o conflictos, incluso separaciones o divorcios. Hablar de todo ello provocará una intensa sensación de incomodidad e inquietud en nuestros interlocutores mongoles, porque lo considerarán —por expresarlo desde nuestras claves culturales— como algo de mal agüero.

El segundo tiene que ver con nuestras aseveraciones sobre Mongolia. Los mongoles están muy orgullosos de su historia nacional y del progreso del país en tiempos recientes. Les ofende ser comparados o confundidos con otros pueblos de Asia, especialmente con los chinos. Presentarse diciendo que es la primera vez que uno visita Mongolia pero que sin embargo ya ha estado en China varias veces… puede resultar muy inapropiado. Del mismo modo no se perciben positivamente las comparaciones con otras economías emergentes. Así pues en todo momento hay que referirse a Mongolia como un país claramente diferenciado, sin tender a ambiguas categorías generalizadoras como “orientales” o “asiáticos”.

 

La negociación: la cuestión de la lengua

La mayoría de las firmas mongolas aportarán alguna persona que hable inglés a las reuniones de trabajo con extranjeros. En Mongolia se hablan, por orden decreciente de importancia, las siguientes lenguas occidentales: inglés, ruso, alemán y francés [Datos de Mongolia Focus 2018].

lenguas habladas en mongolia

 

Así que es un elemento importante intentar garantizar de antemano un intérprete para nuestras reuniones. Para las comunicaciones previas a la misma, especialmente las escritas (correos electrónicos, etc.), puede utilizarse el inglés.

 

Muestras de dedicación en la negociación

Los ejecutivos mongoles valoran mucho, como muestra de seriedad y dedicación, el interés y el esfuerzo que sus interlocutores ponen en los encuentros. Cualquier muestra de informalidad no se percibe como un rasgo de cordialidad o de búsqueda de proximidad, sino como una preocupante falta de rigor. Esto es una muestra del bajo índice en esta sociedad de la dimensión cultural de la indulgencia.

Prepara las presentaciones con todo el detalle posible. Lleva y distribuye copias de documentos y folletos, incluidos los que describen, además del proyecto que estás negociando, tu empresa en general, su historia y sus productos o servicios. Expón también durante la presentación una breve biografía de los miembros de tu empresa que están presentes.

Dentro de estas muestras de interés por el proyecto está el que las negociaciones sean visiblemente lideradas por el miembro de mayor rango de tu grupo. Esto supone en general, salvo casos concretos, la persona de mayor edad de tu equipo.

 

Comportamiento en la negociación

La cultura mongol evita de manera muy estricta el enfrentamiento o la confrontación. Nunca debemos dar muestras de enfado, irascibilidad, impaciencia o cualquier otra manifestación de tensión. Tampoco tenemos que utilizar tácticas de presión bajo ninguna circunstancia. Todo esto arruinaría completamente la negociación.

En la misma línea de evitar situaciones de conflicto o tensión, podemos esperar que los mongoles nos hagan llegar a través de intermediarios preguntas que prefirieron no hacernos directamente en la reunión.

 

Invitaciones y obsequios

Los ejecutivos de Mongolia valoran mucho ser invitados a almorzar o cenar, para conocer mejor a sus socios extranjeros en un contexto menos formal. También suelen ser ellos los que realicen este tipo de invitaciones, porque en esta cultura la generosidad en la hospitalidad es un elemento fundamental. Si somos los invitados, es de buen tono invitarlos a nuestra vez posteriormente.

Al concluir un acuerdo, no al empezarlo, es frecuente hacer entrega de algún pequeño regalo.

El comportamiento en las comidas y en torno a los regalos siguen los usos tradicionales del país que se exponen en el artículo Cómo comportarse en el interior de una yurta mongol.

Como norma general, debe tenerse presente que cualquier cosa se entrega y se recibe siempre con la mano derecha, y que es con la misma mano con la que nos llevaremos la comida a la boca. La forma educada y correcta de coger algo que se va a dar o recibir es sostenerlo por debajo en la palma de la mano, no sujetarlo por arriba con los dedos. Del mismo modo, una forma muy cortés de dar o recibir algo es sostener nuestro codo derecho con la mano izquierda mientras lo hacemos.

Como normas adicionales a lo señalado en el artículo sobre el comportamiento en la yurta tradicional, tenemos que tener en cuenta tres detalles que pueden presentarse en el contexto de un restaurante moderno, con su mesa común:

  • No comer o beber nada mientras se está de pie.
  • No sentarse ante los ángulos o esquinas de la mesa.
  • Todo elemento que se coloque sobre la mesa se supone que se ha puesto a disposición del uso común de los asistentes. Por ejemplo, si se coloca un paquete de cigarrillos, cualquiera fumará de él sin pedir permiso.

 

Procesos de las negociaciones

No debemos esperar que los mongoles tomen decisiones sobre un negocio en poco tiempo. Su forma de trabajar como empresas es seguir un proceso cuidadoso de valoración y consideración, hasta que llegan a determinar que se sienten cómodos haciendo negocios con esas otras personas. Como hemos visto, en esta decisión final intervienen de manera determinante factores comunicativos interpersonales: la empatía que han podido llegar a desarrollar con sus interlocutores. Las relaciones personales dirigidas a generar confianza son fundamentales en los negocios en Mongolia. Por ello todos estos aspectos culturales, que aquí hemos podido sólo esbozar, tienen un papel decisivo a la hora del éxito empresarial en ese país.

Como información complementaria sobre las claves culturales de los mongoles relacionadas con su concepción de la negociación y las empresas, puede consultarse también el artículo Diferencias culturales entre Mongolia y España, en este mismo blog.

 

© Miguel Peyró

 

 

 

Anuncios

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión /  Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión /  Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión /  Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión /  Cambiar )

Conectando a %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.